Struktur im Hintergrund
für Administration, Finanzen und Backoffice-Prozesse
Ich unterstütze Unternehmen und Selbstständige bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben – von Rechnungs- und Zahlungsmanagement über vorbereitende Buchhaltung bis hin zu strukturierten Prozessen und einer klaren Dokumentenorganisation.
Damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
Typische Aufgaben, bei denen ich unterstütze:
- Rechnungs- und Zahlungsmanagement
- vorbereitende Buchhaltung
- Vertrags- und Dokumentenorganisation
- Aufbau, (Re-)Strukturierung und Umsetzung administrativer Prozesse
Administration kostet Zeit – und wächst oft unbemerkt.
Rechnungen, Belege, Verträge, Zahlungen, Fristen und Tools müssen organisiert sein. In vielen Unternehmen bleibt diese Arbeit im Alltag liegen oder verteilt sich auf mehrere Personen.
Ich unterstütze dabei, diese Aufgaben klar zu strukturieren und verlässlich zu organisieren.
Meine Dienstleistungen im Überblick
Rechnungs-, Zahlungs- & Liquiditätsmanagement
- Rechnungsprüfung und strukturierter Rechnungsworkflow
- Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen
- Überblick über offene Rechnungen und Verbindlichkeiten
- Mahnwesen und Forderungsmanagement
- Liquiditätsübersichten und Cashflow-Überblick
- Vorbereitung von Projekt- oder Kostenabrechnungen
Backoffice-Organisation & Dokumentenmanagement
- Aufbau und Pflege einer klaren digitalen Ablage
- Strukturierung von Rechnungs-, Vertrags- und Projektdokumenten
- Verwaltung von Abonnements, Versicherungen und Mitgliedschaften
- administrative Organisation im Tagesgeschäft
- Fristen- und Dokumentenübersichten
Vorbereitung der Buchhaltung & Steuerbüro-Interface
- vorbereitende Buchhaltung und Belegprüfung
- Strukturierung und Aufbereitung der Unterlagen für die Steuerberatung
- Abstimmung und Kommunikation mit der Steuerberatung
- Klärung von Rückfragen und Nachreichen von Unterlagen
- Organisation von Buchhaltungs- und Steuerdokumenten
Vertrags-, Rechte- & Branchenadministration
-
- Vertragsverwaltung und Fristenüberblick
- Aufbau von Vertrags- und Rights-Tracking
- Erstellung und Pflege von Standard-Templates für Verträge und Agreements
- Unterstützung bei administrativen Branchenmeldungen und Anträgen, z. B.
- KSK, GEMA, GVL
- Förderprogramme
Prozesse, Tools & Workflows
- Aufbau effizienter administrativer Abläufe
- Implementierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen
- Auswahl und Einführung geeigneter Tools (z. B. Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Projekttools)
- Erstellung von Guidelines und Templates für interne Prozesse
Interesse geweckt?
Benötigst du Unterstützung in einem oder mehreren dieser Bereiche? Dann nimm gerne Kontakt mit mir auf und lass uns ein Erstgespräch vereinbaren!
Zusammenarbeit mit
Veröffentlichung der Logos mit freundlicher Genehmigung der jeweiligen Unternehmen.
Wie ich arbeite
Strukturiert
Klare Abläufe und transparente Prozesse sorgen für Ordnung im Backoffice.
Verlässlich
Administrative Aufgaben werden kontinuierlich betreut und bleiben nicht liegen.
Diskret
Der Umgang mit sensiblen Finanz- und Unternehmensdaten erfolgt selbstverständlich diskret und vertraulich.
Flexibel
Zusammenarbeit projektbasiert oder als laufende Unterstützung möglich.
Über mich
Ich bin Anna Maria Hinrichsen und arbeite seit vielen Jahren im administrativen und kaufmännischen Bereich.
Neben meiner Erfahrung in der Musikbranche habe ich auch im Finanzbereich eines größeren Unternehmens gearbeitet. Diese unterschiedlichen Perspektiven haben meinen Blick für strukturierte Prozesse, verlässliche Abläufe und praxisnahe Lösungen geschärft.
Mit AHA Backoffice Management unterstütze ich Unternehmen und Selbstständige dabei, ihr Backoffice klar, effizient und zuverlässig zu organisieren. Meine Arbeit verbindet Weitblick, Struktur und ein gutes Verständnis für die praktischen Abläufe von Kreativschaffenden und Unternehmen.
Mein Schwerpunkt liegt auf der Musik- und Kreativbranche. Durch meine langjährige Erfahrung kenne ich die administrativen Anforderungen dieses Umfelds sehr gut – etwa im Umgang mit KSK, GEMA, GVL, Förderprogrammen sowie der Vertrags- und Rechteverwaltung. Gleichzeitig unterstütze ich auch Unternehmen aus anderen Branchen dabei, ihre kaufmännischen Prozesse zu strukturieren, neu zu ordnen und effizient zu gestalten.
Ich bringe Klarheit in administrative Abläufe, damit du dich auf die Aufgaben konzentrieren kannst, die dein Unternehmen voranbringen.
Kontakt aufnehmen
Wenn du Unterstützung im Backoffice suchst oder Fragen hast, freue ich mich über eine Nachricht.
anna@aha-backoffice.de oder nutze das Kontaktformular: